Rev: 26.10.2015 PDF

Fakturagodkjenning

Det er viktig å ha en effektiv og god rutine for kontroll av inngående fakturaer og registrere dem på rett regnskapsperiode i økonomisystemet så raskt som mulig. Videre at alle fakturaer behandles fortløpende slik at perioden kan avsluttes så tidlig som mulig. Det er en sentral del av den løpende økonomioppfølgingen i bedriften.

Fra oktober 2015 er Compello erstattet med egen modul for fakturagodkjenning i Synergi. Synergi har arkiv på alle fakturaer for hele 2015. Hele Compello sitt arkiv er også gjort tilgjengelig i synergi i en del i arkivsøket. For mer info om arkivet, les dokumentasjonen for Synergi Fakturaarkiv

Åpne fra hovedmeny

Åpne fra favoritter

Komme i gang

Du starter Synergi Fakturagodkjenning i Synergi Windows-klient ved å starte Fakturagodkjenning fra favoritter menyen, eller fra Åpne (hovedmeny) og søke fram navnet eller klikke deg til den fra Administrasjon, Inngående fakturaer.

Enkel godkjenning

Før vi går mer grundig gjennom funksjonene i systemet, følger her en kjapp beskrivelse av enkel godkjenning. Siden flertallet av fakturaer gjennomgår det en kan kalle en enkel godkjenning, er det i Synergi lagt opp til at fakturaer som ikke krever fordeling på flere kontoer, avdelinger e.l. kan godkjennes veldig enkelt.

Da konteres fakturaen rett på linja i øvre del av skjermbildet. Bare fyll ut feltene og klikk på Godkjenn for bokføring symbolet på samme linje. (Hurtigtast Ctrl+G). Symbolet blir da grønt som indikerer at den er godkjent. NB: For å gjøre ferdig behandlingen må du Bekrefte godkjenninger. Da vil alle godkjente fakturaer bli sendt videre i flyten.

Bare husk å ikke være så rask på labben at noe godkjennes feil!

Felter som må fylles ut er markert med en svak gulfarge. Legg inn konto, avd, prosjekt Enkel godkjenning.

Bekreft godkjenningene til slutt.

Hold igjen betaling

Gjennomgang av skjema og funksjoner i godkjenning

Fakturagodkjenning er delt inn slik:

1. "Dashboard" er ulike Utvalg/nøkkeltall for deg. På de fleste av disee kan du klikke på område for å få opp fakturaene som hører til utvalget.
   • Arbeidsliste er de fakturaene som du skal arbeide med.
   • Nær forfall. Klikk på denne for å liste ut Fakturaer som er nær forfall og må behandles med en gang. Fakturaer får også en uthevet markering i forfallsdato feltet når tid for fortall nærmer seg eller er passert. Ligger også i arbeidsliste, men gir kjapp oversikt
   • På vent. Fakturaer som er satt på hold
   • Videresendt. Fakturaer du har videresendt
   • Kommende. Fakturaer som er på vei til deg i arbeidsflyten
   • Mitt arkiv. Alle tidligere godkjente fakturaer (NB! ikke Compello)
   • Snitt behandlingsdager. Kan ikke klikkes på
2. Fakturaer listet i ditt utvalg. Vanligvis gjeldende arbeidsliste. Lista er er delt pr firma/domene. På hvert firma står antall fakturaer og totalt (estimert) beløp i NOK for disse fakturaene.
3. Arkfaner for ytterligere detaljdeler
• Notat/kommentarer lagt til mot fakturaen.
• Linjer. Konteringen av fakturaen.
• Detaljer. (Viser som leverandørnavn og fakturanr) Inneholder ytterligere detaljer om fakturaen. 
• Arbeidsflyt. Viser komplett arbeidsflyt for fakturaen. Dvs. hvem den har vært hos og hvor den skal hen. Det er definert regler for flyt som gjør at f.eks. kontering på avdeling, konto e.l. legger til nye godkjennere i flyten.
• (Kommer: Arkivvisning av siste fakturaer fra denne leverandøren. Klikk for åpne i arkiv)
4. Forhåndsvisning av faktura. Bildevisning av fakturaen med funksjoner for utskrift, åpne som PDF, bla i sider, zoome etc.

Funksjonene i knapperaden

Bekreft godkjenninger

Bekrefter godkjenningene du har gjort. Dvs du kan arbeide med fakturaene i lista til du er ferdig, og så bekrefte til slutt. NB: Husk alltid å Bekrefte godkjenninger etter ar fakturaene er behandlet.

Legg til notat

Legg til notat mot faktura. Enten instruksjon til regnskap, eller et internt notat som er informasjon om fakturaen. Hensikten med notatet er å gi nyttig informasjon til andre som konterer eller skal gå gjennom fakturaene. Det kan for eksempel være en beskjed til personen som skal kontere etter deg. Derfor er det også svært viktig at en ser på notatene andre har skrevet, som kan være viktig info til den som konterer/godkjenner.

Send e-post

Send e-post sender valgt faktura som vedlegg til en e-post mottaker. Dialogboksen som kommer opp lister ut alle ØB Personell med e-post adresse. Andre e-post adresser kan skrives inn direkte. Det vil alltid bli sendt en blindkopi av eposten til deg. Du må inkludere en tekst i meldingen. Info om at faktura er videresendt per E-posten logges under Notater/logg arkfanen på den aktuelle fakturaen.

Fullføre

Har du hatt fakturaer hvor en har holdt igjen betaling, men vil de skal gå til betaling, eller kreditnota er kommet, kan du løse de opp med å klikke "Fullføre".

Rapporter til prosjekt

Rapporter til Prosjekt brukes for å rapportere kostnader til f.eks. skattefunn og Innovasjon Norge etc., så kan en koble valgt faktura til prosjekt. NB! Dersom faktura allerede er kontert mot prosjekt i linjer, så er det allerede koblet mot prosjekt.

Vindusoppsett

Vindusoppsett lar deg styre de ulike rutene i godkjenningsbildet. Fakturavisning kan f.eks. flyttes til skjerm nr 2 og alle arkfanene kan legges fram i selvstendig visning. Vindusoppsett lar deg lagre, hente fram eller resette oppsettet, hvis vinduene er kommet ut av kontroll 

Godkjenning/kontering

Godkjenningen kan som nevnt gjøres svært enkel, eller mer avansert. I tilegg er det en del andre valg i fakturabehandlingen. Videre er det forskjell på oppgavene til den enkelte godkjenner der noen konterer på kostnadsbærerne, mens andre ser over og godkjenner, og trenger derfor primært å ha en god og effektiv måte å se over fakturaene, kommentere evt. videresende hvis spørsmål etc.

Konteringen er å anvise hvor kostnaden skal gå i regnskapet går fra anvisning på en linje, til avanserte fakturaer som skal fordeles på mange bilnr eller avdelinger. En kontering kan enten starte på fakturalinja, eller du kan gå rett på kontering på linjenivå. Her er beskrivelse av en del elementer og funksjoner i godkjenning/konteringsdelen:

1. Som ellers i Synergi kan en filtrere i aktiv liste ved å legge verdier i filtreringslisten i toppen av skjermbildet
2. Sortering kan gjøres på det feltet en ønsker. Vekselvis stigende og synkende
3. Gult ikon indikerer at fakturaen har notater knyttet mot seg.
4. Listen har som standard at fakturaer grupperes pr firma.
5. Felter med gul bakgrunn, krever verdi.
6. Godkjenn for bokføring. Grønt ikon viser at gjeldende bruker (du) har godkjent fakturaen for bokføring. Merk: Ikke nødvendigvis at den skal betales. Det er det neste ikon som gjør.
7. Penger-ikon betyr at godkjent faktura går til betaling på forfall. Stopp skilt betyr at faktura bokføres, men stoppes fra betaling og fakturaen settes på vent på brukeren som har stoppet den.
8. Retur/feilsendt. Klikk for å sende faktura tilbake til regnskapavd. Retur til regnskap skal brukes dersom en oppdager en at det er lagt inn feil beløp, dato eller lignende. Den kan også brukes dersom en ikke kjenner til fakturaen og heller ikke vet hvem den skal til
9. Videresend faktura på flyt. Her vil en få valg om å få fakturaen tilbake til seg selv etter at den du videresender til har godkjent.
10. Arkfaner (Tabs) som inneholder ytterligere informasjon om bilaget. Kan rearrangeres for optimal visning. Se under vindusoppsett.
11. Konterings/fordelingslinjer. Brukes om faktura skal fordeles på mer enn en konto, avd etc. Se nedenfor for mer detaljert info.

Når du skal legge inn verdier vil det være både forslagsverdier oppslagslister/søkebokser som skal gjøre det så enkelt som mulig å registere rette verdier på en enkel måte. Det vil også være valideringsregler som slår inn på ulike tidspunkt, enten etter du har fullført inntastingen på en linje, eller ved Bekreftelse av godkjenninger.

Søk i konto, avdeling, bilmaskin, mva-kode og prosjekt

Alle felter som får en liten nedover pil til høyre i feltet når det er aktivt kan søkes i med å klikke på pil eller trykke F4. Du kan starte å skrive en søketekst, så vil den bli tatt med inn i søket.

Restbeløp

På fakturalinja er det et felt for Restbeløp som er hvor mye av fakturaen som ikke er fordelt. Det oppdaterer seg fortløpende og kan brukes til å se hvilke fakturaer som ikke er fullstendig fordelte samt at det viser hvor mye står igjen til fordeling. 

Periode

Periode er regnskapsperioden fakturaen belastes på. Som standard vil dette være fakturadato, men regnskapsavd. eller godkjenner kan styre perioden den skal belastes. Perioden består alltid av årstall og periodenr fra 01 til 12 etter kalendermåned.

Mva-kode

Gi kode over tilgjengelige inngående mva-koder for avgiftshåndtering. Denne vil i de fleste tilfellene være 1 - Inngående mva, men ved fakturaer fra utenlandske foretak eller visse andre tjenester, skal en velge andre mva-koder. Ta kontakt med regnskap rundt praksis her.

Valuta og mva

Fakturaer behandles alltid i lokal valuta og brutto beløp. Dvs det beløpet som står på fakturaen og er til betaling er det som skal konteres og evt. fordeles. For å få et bedre forhold til faktiske beløp og totalbeløp for fakturaer i arbeidsliste, er det en omregning til lokal valuta (NOK) som er grunnlaget for summen pr firma i godkjenningsbildet. Evt. fakturaer i utenlandsk valuta er omregnet med kurs fra regnskapsystemet og vil kunne variere noe når endelig betaling blir gjort.

Øreavrunding

Mange fakturaer har fremdeles ørebeløp i totalen. Fakturagodkjenning skjuler konsekvent ører og krever kun at totalt kontert beløp treffer innenfor +/- 50 øre. Dette er gjort for at det skal være litt enklere å lese tallene samt at ører blir uvesentlig i denne sammenheng.

Ved overføring til regnskap føres differansen mellom kontert beløp og nøyaktig fakturabeløp som en øreavrunding.

Kontering på linjer

Arkfanen Linjer inneholder den fullstendige konteringinformasjonen for fakturaen, både ved enkel godkjenning og godkjenninger med ulike fordelinger. Er det gjort en enkel godkjenning i øvre del av skjemaet, vil det fremdeles bli generert en linje her.

Skal det gjøre en fordeling på flere kontoer, avdelinger, etc, kan en gå direkte hit og lage linjene som trengs. For hver ny linje som lages vil restbeløp foreslås.

I Linjer er det både felt for Inkl mva og Eks mva. Begge disse feltene kan brukes om en annen og vil sette verdi i de andre basert på valgt mva kode.

Eksempel: om man legger inn 1000 i Inkl mva, og Mva kode er satt til 1, vil Eks mva feltet få verdien 750. Hvis du motsatt setter inn 1000 i feltet Eks mva. setter Mva kode til 1, blir Inkl mva 1250.

Dvs at om du har en faktura med flere delsummer pr avd eks mva i fakturaen, mens totalen er inkl mva, kan du bruke Eks mva feltet å legge inn delsummene direkte fra fakturaen.

Feltet PersonID er en knytning mot person som kan relateres til den aktuelle linje, f.eks den som har bestilt e.l. Det er ikke nødvendigvis den person som skal godkjenne, det er det arbeidsflyten som styrer.

Det er ikke alltid de på regnskap vet hvilken konto ulike varer skal på. De kontoene de har lagt inn på forhånd er kun forslag og må kontrolleres av bestiller eller overordnede. Er det for eksempel en faktura med skruer og ulike deler, eller ord de ikke forstår kan de ikke vite hvilken konto som er rett. Med mindre det er merket på fakturaen kan de heller ikke vite om varene gjelder for eksempel hengebane, traverskranser eller siloer. Noen kontoer kan være like, men det er viktig å skille.

Detaljer

Arkfanen Detaljer får tittel etter den falgte fakturas nr og leveandør. Dette for enkelt se hvilken faktura som er valgt i delen ovenfor hvis man f.eks. jobber med fordeling på linjer.

Innholdet på Detaljer kan endres over tid. Mest sannsynlig med mer informasjon.

Arbeidsflyt

Arbeidsflyt viser gjeldende arbeidsflyt for valgte faktura. Gjeldende bruker er uthevet. NB! Det er lurt å sjekke før du videresender den til andre, slik at fakturaen ikke går frem og tilbake.

Notater/logg

Systemet lagrer alle notater som legges inn, enten ved Legg til notat fra knapperaden, eller gjennom en av de andre funksjonene som hold igjen betaling, vidersending pr epost etc, Den komplette listen over kommentarer er tilgjengelig i denne arkfanen.

Viktig å sjekke om det er notater på fakturaene en skal godkjenne, og lese disse, ettersom det kan være viktig informasjon til den som konterer/godkjenner.

Forhåndsvisning faktura

Bildet for forhåndsvisning av faktura har en rekke funksjoner for å bla, zoome og navigere i visningen av fakturaene. Det er også direkte funksjoner for utskrift og åpne faktura i standard PDF leser. Som en del av docking-funksjonaliteten i godkjenningsbildet, kan også fakturavisningen løsnes og flyttes rundt som eget vindu. F.eks. til egen skjerm. Alle knappene i knapperaden øverst har tooltips som beskriver funksjonaliteten og også evt. snarveistaster som kan brukes som snarveier til funksjonaliteten. Det er også en høyreklikksmeny i visningen som gir tilgang til ytterligere funksjoner.

Evt. manipuleringer av bildene som rotering etc. lagres ikke, og vil gå tilbake til utgangspunktet ved neste visning.

Ved visning av faktura med flere sider, viser sidene som miniatyrer nederst i visningen.

Kontoplan - Beskrivelse av kontoer

Her kommer en beskrivelse av kontoplanen og anbefalt bruk til selskapene i ØB-familien.