Introduksjon - Forbedre Issue Tracker

Hensikten til dette dokumentet er å beskrive Forbedre-systemets Issue Tracker, og dokumentere hvordan man bruker den til å opprette og følge opp sakenes fremgang.

Opprette saker

Trykk på Forbedre-knappen på intranett eller i Synergi, og velg hvilken type sak du vil legge inn, for eksempel "Meld om avvik eller RUH. (Denne knappen finnes på nesten alle sider på intranett.).

En annen måte å legge inn saker er ved å trykke på "Opprett en sak" (Notiskblokk med pluss-tegn) eller "Legg til forslag" (lyspære) i det øverste høyre hjørnet i Issue Tracker.

En dialog for å legge til saken vil åpnes. Skriv inn detaljene for saken i "Beskrivelse"-feltet. Ved å trykke på knapped i "Område"-feltet kan du velge hvilket område i bedriften saken gjelder. Vi anbefaler at du laster opp for eksempel et skjermbilde eller andre vedlegg som kan hjelpe å beskrive problemet ved å trykke på "Add file(s)" under "Fil(er)"-feltet. "Et bilde sier mer enn tusen ord". Til slutt, trykk på "OK" for å lagre saken. Saken vil få et saksnummer og legges inn i systemet.

Saksbehandling

Du kan åpne Issue Tracker ved å trykke på linken i "Apps"-menyen på alle sider, eller i applikasjonslisten på intranettportalen:

Du kan se på og oppdatere saker i Issue Tracker applikasjonen. Panelet på høyre side viser en liste over alle sakene du har tilgang til. Trykk på en rad for å vise og endre på de forskjellige sakene i panelet til venstre, hvor saksdetaljene vises (merket med rødt på bildet).

Fremgang for saksbehandling

Når en sak blir opprettet blir det sendt en e-post til den ansvarlige for området. Fremgangsmåten for å behandle en sak er i store trekk:

1. Dersom saken ikke har et område definert (Undefined), eller er havnet på feil område, settes riktig område i feltet "Område". Saken videresendes da til ansvarlig for det området.
2. Velg kategori og viktighet for saken. (Dersom saken er en RUH må det fylles ut RUH-type under saksdetaljer)
3. Kommentarer eller spørsmål legges til dersom noe er uklart. Husk å velge hvem som skal svare på spørsmål for at de skal bli varslet om spørsmålet. (Merket med grønt i bildet under)
4. Tildel tiltak under "Aksjoner" (Merket med blått i bildet under)
5. Når tiltakene er utført, sett dato de ble fullført i "Fullført"-feltet, eller "Kansellert"-feltet dersom de ikke skal utføres likevel.
6. Saken lukkes (RUH skal først behandles av AMU)

Dersom det er ønskelig kan man i "Verifiseres av"-feltet velge noen som skal verifisere saken etter at den er lukket.

I boksen "Gjenstående behandling" vises enkelte oppgaver som gjenstår på saken. Spesielt viktige oppgaver er markert med et rødt varselikon.

Beskrivelse av felter i skjemaet

Område

Når en sak opprettes må et område for saken velges. Alle områder har en Områdeansvarlig. Hvis du er usikker på hvilket område saken gjelder, velg Toppnivå eller (Undefined), så vil en saksbehandler velge område senere.

Merk: Du kan kun se saker i områder du har tilgang til. IT-avdelingen kan gi deg flere tilganger dersom det er nødvendig.

Kategori

Områdeansvarlig velger kategori. Dette feltet brukes til å skille mellom grupper av saker.

Viktighet

Det er 7 forskjellige viktighetsgrader:

• Urgent - Skal være ferdig behandlet i løpet av dagen
• High+ - Skal være ferdig behandlet i løpet av 3 dager
• High - Skal være ferdig behandlet i løpet av 1 uke
• Medium+
• Medium
• Low
• Undefined

Når en sak opprettes, settes viktighetsgraden automatisk til "Undefined". Områdeansvarlig skal sette viktighetsgraden, og kan opp- og nedgradere den.

Status

Issue Tracker har 7 forskjellige statuser:

• To be reviewed - Settes automatisk før saken blir behandlet
• Action Assigned - Settes automatisk når handlinger/tiltak legges til
• To be Discussed - Settes av områdeansvarlig
• Completed - Settes automatisk når alle handlinger/tiltak er fullført
• Cancelled - Settes av områdeansvarlig
• Duplicate - Settes automatisk når "Duplikat av" velges
• On Hold - Settes av områdeansvarlig

Beskrivelse

Gi en detaljert beskrivelse av saken. Det er viktig å unngå misforståelser. Referer til vedlegg. Husk å inkluder disse punktene:

• Hva og hvor hendelsen tok sted
• Dato og tid for hendelsen
• Ta med navn på eventuelle øyenvitner
• Eventuelle strakstiltak utført

Avsluttes av

Når en sak opprettes bli områdeansvarlig satt som "Avsluttes av". Områdeansvarlig kan delegere saken til en annen person ved å endre dette feltet. Når status for saken blir satt til "Completed", vil den telles under "To Be Closed by Me" på intranettportalen. Saken er lukket når Lukket-datoen har blitt satt.

Godkjennes av

Områdeansvarlig kan be en annen person verifisere saken og tiltakene. Når "Lukket" feltet har blitt satt, vil saken telles under "To be Verified By Me" på intranettportalen. Når saken er godkjent, skal Verifisert-datoen settes.

Statusdato

"Statusdato" settes automatisk når "Status" endres.

Opprettet av

Hvis du rapporterer en sak blir din login automatisk lagret i Opprettet av. Opprettet blir også satt til tidspunktet saken ble opprettet på.

Aksjoner

Kommentarer / spørsmål

Duplikater

Hvis saken har blitt rapportert tidligere vil saken bli satt som en duplikat av den tidligere rapporterte saken. Den vil lukkes automatisk, og en epost blir sendt. Alle duplikate saker listes under fanen "Duplikater".

Saksdetaljer

RUH

Vedleggsfanen

Du kan se en tabell med alle vedleggene ved å trykke på fanen "Vedlegg". Bruk Last opp fil" under Vanlige oppgaver for å legge til flere filer.

Verktøylinje

På toppen av siden er det en verkøylinje med knapper som hjelper det med enkelte oppgaver.

Lukk sak

Lukker saken og sender ut en epost til abonnentene.

Gjenåpne sak

Gjenåpner saken slik at den kan redigeres dersom det mangler informasjon eller den har blitt lukket med en feiltagelse.

Sett som verifisert

Godkjenner saken. Kun tilgjengelig etter at saken har blitt lukket.

Vis lukkede

Du kan trykke på denne knappen for å skjule/vise avsluttede saker. Grå bakgrunn betyr at lukkede saker ikke vises. Når bakgrunnen er grønn vil lukkede saker vises. Lukkede saker fjernes fra listen en måned etter lukket datoen.

Vis på vent

Dersom denne knappen er aktiv, vil også saker med status "On hold" vises i sakslisten.

Vanlige oppgaver

Her finner du snarveier til noen vanlige oppgaver.

Last opp fil

På samme måte som når du rapporterer en sak, kan du legge til bilder og andre vedlegg relatert til saken. Filene vises under fanen "Vedlegg".

Legg til kommentar / spørsmål

Kommentarer / Spørsmål-seksjonen inneholder kommunikasjon mellom personer. Når "Response From" er tomt legges teksten til som en kommentar. Ved å velge en person i nedtrekkslisten kan du sende denne personen et spørsmål, og saken vil telles under "Awaiting Response From Me" på intranett. Dersom et spørsmål venter på et svar fra deg vil en tekstboks vises under spørsmålet. Fyll ut denne og trykk på reply for å svare.

Abonner

Når du oppretter en sak blir du automatisk lagt til som abonnent på denne saken. Du kan også abonnere på andre saker du interesserer deg for. Systemet vil sende en epost til alle abonnenter når saken lukkes. "Sendt"-kolonnen under Subscribers-fanen viser når denne epoten ble sendt.

Bruksanvisning

Dette dokumentet.

Skriv ut sak

Genererer og starter nedlasting av saken i PDF-format som kan skrives ut.

Rapporter

Liste av saker

Alle saker i en tabell.

Åpne saker

Alle saker som ikke er lukket i en tabell.

Gruppert på områdeansvarlige

Lister aktive saker for hver person som har ansvar for et område.

Saker etter utvalg

Tabell med alle sakene som vises i sakslisten akkurat nå.

Saker etter eget filter

Åpner et vindu hvor du kan definere et eget filter for hvilke saker som skal være med i rapporten.

Skaderapport

Liste med antall saker og antall skader/skadetyper per område.

Årsaksrapport

Liste med antall saker per område med antall årsakstyper.

Filter

Ved å trykke på pilen ved siden av "Filter" kan du velge et tidligere definert filter. Ved å trykke på knappen kan du lage et nytt filter og lagre det hvis du ønsker. Trykk OK for å ta i bruk filteret.

Bruk "Tøm filter"-knappen under sakslisten og filter-treet for å fjerne det aktive filteret og vise alle saker.

Du kan også filtrere på ID, Område og Beskrivelse i den høyre seksjonen av Issue Tracker. Ved å trykke på kolonneoverskriften kan du også sortere sakene som vises. En annen måte å filtrere sakene på er ved å bruke søkefeltet over sakslisten, eller filter-treet under sakslisten.

Hva skjer når en sak lukkes?

Kun den områdeansvarlige, eller den personen saken har blitt delegert til, kan lukke en sak. Når en sak lukkes, sendes en epost til personen som opprettet saken, samt alle abonnentene. Eposten inneholder beskrivelsen av saken, og en link til saken (saksnummer). Avsluttede sakker vil ha en lukketdato satt i Issue Tracker.

Når sendes en epost til brukeren?

Når en sak lukkes blir en epost sendt til personen som rapporterte saken og alle abonnentene. Det finnes også alternativer for epostmedlemskap og områdemedlemskap. Les mer om disse litt lenger nede på siden. Disse medlemsskapene administreres av IT-avdelingen.

To Do list

Det er viktig å holde øye med "Forbedre"-seksjonen på intranettportalen. Ved å følge linker fra denne seksjon kommer til til Issue Tracker. Ved å trykke på Common Filters på verktøylinjen kan du se din "To Do"-liste. Husk å utføre alle dine oppgaver!

Epostmedlemsskap

Hvis du ønsker å motta en epost når noe av det følgende skjer, ta kontakt med IT-avdelingen:

• Ny sak - En ny sak har blitt opprettet på ditt område (Områdeansvarlig)
• Ny handling - En ny handling/tiltak har blitt tildelt til deg
• Et nytt spørsmål forventer svar - Noen har stilt et spørsmål på en sak, og har bedt deg om svar
• Verifisering av ny sak - Du har blitt bedt om å godkjenne en sak
• Informasjon om avslutning - Du ønsker en påminnelse hver gang du lukker en sak
• Forfallsdato nærmer seg - Du ønsker en påminnelse dagen før en av dine tildelte handlinger forfaller

Områdemedlemsskap

Du kan abonnere på saker innen ett eller flere områder. Da mottar du en epost hver gang en sak opprettes for denne området, og du blir automatisk satt som abonnent på disse sakene. Ta kontakt med IT-avdelingen for å få et slikt medlemsskap.