Transportavregninger

All transport knyttet til levering av ferdigbetong avregnes, slik at transportør får sitt oppgjør. Her håndteres avregninger både til helt eksterne aktører, del- eller heleide transportselskap, og interne kjøretøy i selskapet som produserer betongen.

For at en skal kunne avregne transport oppgjør, må det først opprettes en transportavregning avtale, og den må vedlikeholdes etterhvert som nye kjøretøy kommer til eller utgår.

I listen til høyre finner en alle transportavregninger som ikke er eksportert. I hoveddelen til venstre ligger alle data knyttet til den valgte transportavregningen.

Opprett ny transportavregning

For å opprette ny transportavregning, klikk på "Ny avregning..." i verktøylinje menyen

Bilagsdato styrer hvilket tidsrom som avregnes. All ikke avregnet fakturert transport avregnes i gjeldende måned (samme måned som bilagsdato) til og med valgt bilagsdato.

Videre må en velge hvilken avtale denne avregningen skal kobles mot. Det er avtalen som styrer hvilke kjøretøy som blir med på avregningen. Velg hvilke avdelinger som avregningen gjelder for. Til slutt legger en inn en passende beskrivelse, som hjelper en å skille de ulike avregninge fra hverandre.

Når avregning er generert, så vil en se alle ordrelinjer i fanen "Linjer". Her kan en legge til flere linjer etter behov. Det kan være aktuelt i noen tilfeller der transportør skal ha godtgjørelse utover det som er fakturert i forbindelse med betongleveransen. Nye linjer legges til helt nederst i tabellen(1).

Alle linjer i avregningen kan redigeres, men en må låse opp linjene før endringer kan gjøres. Raden låses opp ved å fjerne kryss i kolonnen "Lås" (2). Husk å låse raden etter endring, hvis ikke vil endring overskrives eller slettes ved en eventuell rekalkulering.

I kolonnen "Kilde" (3), kan en se om linjen er opprettet manuelt, eller om den er basert på faktura til kunden. I sistnevnte tilfelle vil det stå "Ordre" i kilde kolonnen.

Hvordan kalkuleres avregningen?

Det er fakturerte ordrelinjer som danner grunnlaget for transportavregningen. Alle fakturerte ordrelinjer, som har kryss i kolonnen "Trans.avr." blir avregnet, inkludert linjer med kryss i "nei" kolonnen. Dette krysset settes basert på valg som er gjort på følgeseddelen, som igjen er basert på innstillinger på det aktuelle varenummeret. I Salgsvarer finner en et kryss "Inkluder i transportavregning", som styrer om denne varen/tjenesten skal avregnes til transportør. Men det kan altså overstyres på følgeseddelen, og på ordrelinjene etter behov i særskilte tilfeller.

Når avregningen kjøres eller rekalkuleres, så er det kostprisen på ordrelinjen som settes som enhetspris på avregningen, dersom kostpris ikke er 0. Noe den er i de fleste tilfeller. Dersom den ikke er 0, settes pris på transportavregning til salgspris fratrukket eventuelle rabatter, altså samme pris som kunde betaler. Har en behov for å gi transportør en annen pris enn det kunden betaler, så kan en altså oppnå det ved å sette en kostpris på transporten.

Verktøylinjemeny

Ny avregning

Oppretter ny avregning. Beskrevet i detalj under Opprett ny transportavregning

Rekalkuler avregning

Dette valget vil kjøre en ny generering og kalkulering av linjer basert på fakturerte betongleveranser. Linjer som har kryss i kolonnen "Lås", vil ikke bli rekalkulert. Alle linjer som ikke har dette krysset, vil bli slettet eller overskrevet ved en rekalkulering, og eventuelle nye linjer som tidligere ikke har blitt avregnet, vil bli lagt til. Dette gjør det mulig å få med eventuell transport fra fakturaer som har blitt fakturert etter at avregningen ble opprettet.

Eksporter avregning

Denne har litt ulik funksjon i ulike selskap, og om det er intern avregning eller ikke. Ved interne avregninger, vil denne knappen generere et nytt bilag i Eksportere bilag, hvor en videre kan overføre til regnskapssystemet. Der vil inntekt knyttet til transpot flyttes fra ferdigbetongavdeling til transportavdeling som de enkelte kjøretøyene er koblet mot. Avregninger som ikke er interne, eksporteres ikke, men om en klikker på "Eksporter avregnign", så merkes avregningen som eksportert, og ryddes bort fra listen, men kan hentes frem igjen ved behov via Inkluder eksporterte. Enkelte selskap har en funksjon knyttet til denne knappen som sender en e-post til regnskapsavdeling, der avregningsrapport er vedlagt. Slik at de kan ta den videre i system for fakturamottak.

Send e-post

Kunden må få et avregningsbilag på e-post, og det gjøres her. All e-post som sendes via denne, blir logget i fanen "Sendt på e-post".

Send/eksporter flere avregninger

Her kan en sende og/eller eksportere flere transportavregninger samtidig. En får opp en listen hvor en kan velge hvilke en vil sende og/eller eksportere.

Inkluder eksporterte

Velg denne for å vise gamle avregninger som er merket som eksportert.

Rapporter

Her finner en et utvalg av rapporter, inkludert varianter av transportavregningsbilag.